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Cuáles son las partes de una carta

 
Por Carla Martínez Dantí. 12 agosto 2020
Cuáles son las partes de una carta

Puede que creas que las cartas no tienen el mismo peso que hace unos años, sin embargo, y a pesar de la irrupción de la tecnología, las cartas siguen siendo el medio de comunicación más acertado en muchas ocasiones. De hecho, cuando el objetivo es hacer peticiones o presentaciones formales, es fundamental saber cuáles son las partes de una carta y cómo desarrollar cada una de ellas.

Tanto si quieres escribir una carta en formato tradicional (es decir, en papel) como si quieres escribir una carta en formato digital, en el siguiente artículo de unCOMO compartimos contigo todo lo que deberías saber al respecto. Te explicamos qué tipos de cartas hay y cuáles son las partes de una carta para que puedas desarrollar tu mensaje correctamente. ¡Toma nota!

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Tipos de cartas

Las cartas pueden dividirse en diferentes tipos y estilos, no obstante, casi siempre se diferencian entre cartas formales y cartas informales:

Cartas formales

Las cartas formales son todas aquellas que forman parte del ámbito empresarial, laboral o profesional, institucional, político, académico o administrativo, entre otros. La voz del remitente es cordial y formal y suele llevarse a cabo cuando desea realizarse una solicitud, un agradecimiento, una presentación, una recomendación, una reclamación, una renuncia o, simplemente, dar a conocer una información de interés en concreto. Este tipo de cartas permiten una comunicación entre personas que, generalmente, no se conocen de manera personal, por lo que hay que mantener la distancia y un sumo cuidado en la redacción, que debe ser respetuosa, educada y cordial.

En los casos en los que la distancia entre el receptor y el remitente es todavía mayor, hablamos de cartas muy formales, algo común cuando nos dirigimos a personas de un alto cargo (el director de una institución o el presidente del gobierno). Dentro de las cartas formales encontramos las cartas de pedidos, cartas de reclamos, cartas de renuncias, de despido, etc.

Cartas informales o coloquiales

Las cartas informales son aquellas que se dirigen a personas de confianza, familiares, amigos, parejas, etc. El lenguaje que se utiliza en este tipo de cartas es mucho más cálido, amigable y coloquial, puesto que el contexto es íntimo. En las cartas informales o coloquiales, el remitente y el destinatario mantienen lazos más estrechos, por lo que el concepto de carta, el lenguaje y su contenido es mucho más abierto y variado.

Dentro de las cartas informales encontramos las de cumpleaños, las de duelo, agradecimiento, felicitaciones, etc.

Cartas informativas

Aunque hemos diferenciado los tipos de cartas en formales e informales, cabe destacar también algunas otras. Las cartas informativas, también conocidas como circulares, son avisos que se mandan con el mismo formato a diferentes personas. Este tipo de cartas son habituales tanto a nivel académico como a nivel institucional o empresarial, pues es una herramienta de propaganda eficaz para dar a conocer modificaciones, cambios o nuevos productos. Gracias a las cartas informativas se revelan datos importantes para el conocimiento de los destinatarios.

Cartas comerciales

Es importante mencionar también las cartas comerciales, un medio relacionado con cualquier operación comercial o de negocios, ya sea compraventa, propaganda u otros movimientos internos de una empresa (solicitud de empleo, acuse de recibo, solicitud de crédito o cobro, etc.) El lenguaje de este tipo de cartas siempre es formal y cordial.

Cuáles son las partes de una carta - Tipos de cartas

Partes de una carta informal

La carta informal es aquella que se dirige a una persona conocida y con la cual se tiene un vínculo cercano. La diferencia básica entre la carta informal y la formal es que en la primera no se requieren fórmulas de cortesía ni una estructura lógica del contenido, lo cual sí ocurre en las cartas formales. En los documentos informales se denota la cercanía y la calidez entre emisor y receptor, aunque, por supuesto, el contenido de la carta debe estar bien redactado y revisado.

Si bien las cartas informales no siguen unas reglas como tal, es importante añadir ciertas partes fundamentales:

Fecha

Indicar la fecha en la que se escribe la carta ayuda al receptor a ubicarse, sobre todo si la carta se recupera años después y se relee.

Fórmula de saludo inicial

A través del saludo inicial se conocerá el grado de cercanía entre emisor y destinatario. En las cartas formales se puede empezar con un saludo afectuoso, como un "Querido Pablo", o bien puedes dirigirte al receptor del mismo modo que lo harías en una conversación telefónica o física, como con un "¡Hola Pablo!" o un "¿Qué tal estás, María?". También puedes utilizar un mote u otra palabra cariñosa que os defina.

Cuerpo de la carta

Después del saludo inicial debe desarrollarse el cuerpo de la carta, es decir, el mensaje en sí, que podrá ser tan extenso como decida el escritor. Recuerda utilizar un lenguaje cercano y cálido pero también cordial. En las cartas informales no hace falta seguir un orden establecido y se recomienda utilizar un método más improvisado, igual que sucedería en una conversación real.

Despedida

Con la despedida se cierra la carta, sea del tipo que sea, y mediante ella se mandan buenos deseos al receptor. Algunas de las fórmulas más utilizadas en cartas informales son: "Un beso", "Un abrazo", "Con cariño", "Hasta pronto" o "Un saludo", entre otras.

Otros elementos

Además de estas partes básicas, tras la despedida pueden aparecer otros elementos como la firma del remitente o incluso una posdata que recoja alguna información relevante que se haya olvidado durante la redacción del texto principal.

Cuáles son las partes de una carta - Partes de una carta informal

Partes de una carta formal

Las cartas formales, a diferencia de las informales, utilizan una estructura concreta y diferenciada que deben aplicarse para mantener un orden lógico en la redacción del texto, lo cual facilitará la lectura del receptor. Además, se recomienda realizar un planteamiento o borrador previo que te ayude a plasmar la información y los datos que deseas presentar en un orden claro. Recuerda que la carta formal necesita una mayor calidad en la escritura, así como seguir unas normas de corrección y ortografía adecuadas y basarse en el orden, la sencillez, la claridad y, sobre todo, la cortesía.

Membrete

El membrete es una parte diferencial de la carta formal de carácter privado. Sirve para incluir los datos del remitente en primer lugar, de modo que el destinatario sepa de antemano quién escribe. Estos datos deben situarse en la parte superior izquierda y deben incluir, como mínimo, el nombre de empresa o persona, la dirección, el teléfono y el correo electrónico.

Destinatario

En muchas ocasiones, sobre todo en el ámbito empresarial, es importante añadir los datos del destinatario a fin de que la carta llegue a la persona correcta. Para ello se recomienda seguir el estilo francés, en el cual se pondrá el nombre de la persona a la que se dirige la carta, su cargo e incluso la empresa seguida de la dirección a la que se dirige dicha carta.

Fecha

Debe ubicarse en la parte superior de la carta, al lado derecho, justo por debajo del destinatario. La fórmula habitual es empezar con el nombre de la ciudad o población desde la que se escribe la carta, seguida del día, el mes y el año.

Encabezamiento

Para aplicar cortesía, respeto y un tratamiento adecuado, es importante que aparezca el encabezamiento en la carta, es decir, la parte con la que se dará inicio al texto. Los más comunes son utilizar "Estimado o Estimada", "Distinguido Señor…" o "Excelentísimo", que puede abreviarse "Excmo". Cualquier rango de tratamiento puede incluir distintas fórmulas protocolarias de cortesía, pero la norma principal es ser respetuoso, educado y cordial a la hora de dirigirte al destinatario.

Introducción

Mediante la introducción pondrás en contexto al destinatario y le predispondrás a recibir la información de manera agradable y suave, sobre todo si se trata de noticias negativas. Por otro lado, la introducción te servirá para establecer un vínculo con la persona a la que escribes por primera vez. Para ello puedes utilizar fórmulas como "No tengo el gusto de conocerle en persona, pero le escribo para…". En caso de que exista ya cierta cordialidad entre emisor y receptor, puede excluirse la introducción y pasar directamente al cuerpo del texto.

Cuerpo del mensaje

En esta parte central del texto debe aparecer el asunto central de la carta, ya sea una solicitud, una información, un agradecimiento, etc. La parte del cuerpo es la más extensa de la carta y es en ella donde deben aparecer todos los datos relevantes. Se recomienda acabar el texto con un resumen global de la carta, antes de realizar el cierre o despedida.

Despedida o cierre

Se trata de la fórmula en la que el emisor, utilizando una mayor cortesía, manifiesta los buenos deseos al lector de manera cordial. Generalmente el cierre se redacta en tercera persona, utilizando expresiones como "Le saluda atentamente", "Se despide", "Un cordial saludo" o simplemente un "Atentamente". Como siempre, en este tipo de apartados se aconseja brevedad en la expresión.

Firma

En la parte final de la carta debemos incluir tanto el nombre completo como la rubrica o firma del emisor. Además, si la carta es de ámbito laboral, profesional, académico, institucional o administrativo, también puede incluirse el cargo de la persona que emite la carta. La firma irá precedida de la abreviatura "Fdo." (firmado) y dos puntos.

Si quieres información más detallada sobre Cómo escribir una carta formal, no dejes de visitar este otro artículo de unCOMO.

Cuáles son las partes de una carta - Partes de una carta formal

Partes de una carta comercial

Las cartas comerciales siguen una estructura concreta en función de las necesidades y la función de esa carta en concreto. El lenguaje de este tipo de cartas es formal, dado que se trata de cartas que corresponden al ámbito empresarial o laboral:

Membrete

Es un básico de las cartas comerciales, pues se trata del encabezamiento mediante el cual se otorgará al receptor toda la información sobre la persona, empresa o compañía a la que está destinada la carta. Siempre se colocará en la parte superior.

Parte principal

Como en cualquier carta formal, la parte principal se distingue en diversos apartados que deben reflejar:

  • Localidad y fecha
  • Destinatario
  • Encabezado
  • Cuerpo de texto
  • Despedida y firma

Anexos

Después de la carta comercial se pueden añadir anexos o partes secundarias, es decir, cualquier documento de interés que hayan sido previamente citados en el cuerpo del texto.

Si no tienes claro Cómo escribir el encabezado de una carta comercial, en este otro artículo te ofrecemos más información.

Cuáles son las partes de una carta - Partes de una carta comercial

Partes de una carta en inglés

Para redactar una carta formal en inglés debes tener en cuenta las partes en las que se divide esta y recurrir a las fórmulas habituales. Las reglas y pautas son básicas y la mayoría de los documentos dirigidos al extranjero, ya sean empresas, universidades u otras instituciones, deben seguir un lenguaje formal también en inglés.

Membrete

En él deben colocarse nuestros datos o los del remitente (nombre completo, teléfono, correo electrónico, etc.) El membrete del emisor debe ir en la parte superior derecha, mientras que los del destinatario deberán colocarse a la izquierda. En inglés, la ciudad se escribe en mayúsculas siempre que no haya una región superior o de mayor importancia, puesto que en ese caso la región iría en mayúsculas y la ciudad en minúsculas. Debajo de la ciudad, debe aparecer el código postal.

Fecha

Bajo el membrete debe aparecer la fecha correctamente escrita. La fórmula correcta es: primero el mes, después el día y por último el año. Otra norma es que los días deben escribirse en número ordinal, por lo tanto no será día 1 sino el primer día. Ejemplo: November 6th, 2019.

Destinatario

Debajo de la fecha pero en la parte izquierda, debe aparecer el nombre de la persona o empresa a la que se dirige la carta. Esta información se coloca en bloque, igual que el membrete.

Encabezamiento

Como sucede en español, se trata de una frase corta de cortesía con el tratamiento adecuado al destinatario. Las fórmulas más frecuentes son Sir o Madam, también Mr. O Mrs. En caso de que sean personas casadas o Ms. y Miss en el caso de los solteros, más el apellido. También se puede incluir un "Dear Sir" o "Dear Madam".

Introducción

Mediante la introducción contextualizarás el motivo del envío de la presente. Puedes escribir expresiones habituales en inglés, pero no olvides utilizar el presente continuo y evitar las abreviaciones. Una buena introducción sería "I am writing to enquire about..." (le escribo para informarme/indagar) "With reference to you letter of…" (referente a su escrito o a su carta de...) o bien "I am pleased to inform you" (Me complace comunicarle/s).

Cuerpo del mensaje

Se trata del texto en sí, del mensaje propiamente dicho. El cuerpo del mensaje, igual que sucede en español, debe seguir unas normas estructurales básicas. Debe ser claro, correcto gramaticalmente, sencillo y cortés.

Despedida

Siguiendo la tónica de las cartas en general, debemos cerrar la carta con nuestros mejores deseos para el destinatario. Puedes utilizar algunas frases como "Thank you for you help" (Gracias por su ayuda) "I look forward to hearing from you" (Quedo a la espera de sus noticias) o las fórmulas cordiales utilizadas entre empresas y clientes "Regards", "Kind regards" o "Best regards".

Firma

Por último, igual que sucede en las cartas formales en español, no olvides incluir tu nombre completo y la firma o rúbrica tras cerrar la carta. Puedes colocarla en la parte inferior, tanto a la izquierda como en el centro.

Puede que también te interese aprender Cómo escribir un email en inglés, ya que ambos procesos son muy similares.

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